書類整理のコツ

オフィスや家の書類整理。お困りの方も多いと思います。

ある上場企業役員の方に、書類整理のコツを教えていただく機会がありましたので、シェアします。

その方いわく、「机の上が汚い人は、頭の整理ができていない」とのこと。

う~ん。わかってるんだけど…

頭の整理ができてないうえに、視覚を刺激するものが近くに多くあると気が散りやすいですしね

自分の近くではなくても、視野の隅っこに光るものが置いてあったりすると妙に気になったりして能率が下がります。やはり机はきれいにしておくべきでしょうね。

とはいえ、処分すべきかどうか迷うものも多い。僕は最近、迷ったら捨てると決めていて、だいぶ整理力が付きましたが、正直まだ保留している書類が多いのも事実。

教えていただいたコツは、

  1. 半年使わなかった書類は捨てる。
  2. 他人が作った書類は捨てる。捨てて困っても、オリジナルがどこかにあるから。自分が作ったものは基本的に残す。

だそうです。

1.については、元東大教授の野口悠紀雄さんの「超整理法」とベースが共通しており、野口さんの押し出しファイリングと組み合わせるとよりいいかも。

概要を紹介すると、

関連書類(一つの項目やプロジェクトごと)を紙袋等で保管する。
一つの引き出しや棚に紙袋を日付順に並べる(たとえば左から右にならべるルールを設定する)。使用した紙袋は最新の日付のところに並べる。そうすると、使われなかった紙袋が左側にたまっていくことになるので、一定期間でそれを見切りをつけ捨てる。といった感じです。

より詳しく知りたい方はこちら→「超整理法1 押し出しファイリング

 2.の他人が作った書類は捨てる、は新しい考え方だなと思いました。

ただ、いろいろな人が作った書類が混じったものや、お願いすることが事実上不可能な人が作ったもの(社外の方や先生などが作ったもの)は慎重に扱った方がいいかもしれませんね。

原則、これでいくと迷いが減ると思います。確かに他人が作った書類は残っている可能性が高い。

 微妙なものや分厚いものは電子化するのも便利ですね。

 こちらも、多くなりすぎると整理が大変なので、数は絞った方がいいと思います。
 目的は、昨日の自分の能率を上げるのではなく、今日以降の自分のポジションをよりよくするということだそうです。なかなかいいことを教えていただきました。(*^_^*)